La nueva carta de programación de la OFCCP crea cargas adicionales para los contratistas federales: sus 5

Perspectivas

8.29.23

La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP, por sus siglas en inglés) del Departamento de Trabajo anunció el 25 de agosto que ha actualizado su Carta de Programación de Suministros y Servicios y su Listado Detallado, también conocida como carta de programación, de manera que los contratistas federales encontrarán engorrosas y consumirán mucho tiempo. . Los cambios dan como resultado una ampliación de la cobertura tanto en la amplitud como en el alcance de las evaluaciones de cumplimiento realizadas por la OFCCP, y se aplican a las evaluaciones de cumplimiento de suministros y servicios programadas a partir del 24 de agosto de 2023. Aquí hay cinco pasos que puede seguir para asegurarse de permanecer en cumplimiento de las normas revisadas.

¿Qué es la carta de programación?

La OFCCP emite una “carta de programación” para informar a un contratista federal que será auditado por la agencia mediante una evaluación de cumplimiento. Las evaluaciones de cumplimiento son bastante rutinarias para la OFCCP, pero los contratistas federales a menudo experimentan una interrupción significativa en sus rutinas cuando se les exige ensamblar los elementos requeridos para su presentación en respuesta a una carta de programación. La carta de programación de suministros y servicios actualizada y el listado detallado cambian varios aspectos clave en lo que respecta a las obligaciones de los contratistas federales.

¿Qué cambió y cómo afectan las revisiones a los contratistas federales?

Hay algunos cambios significativos tanto en la amplitud como en el alcance de los elementos que se exigirán a los contratistas federales gracias a estos cambios. Además de algunos de los cambios de contenido que se analizan a continuación, la OFCCP también ha implementado cambios en los avisos y las comunicaciones. Por ejemplo, los contratistas ahora solo pueden recibir notificación de la auditoría por correo electrónico con una solicitud de acuse de recibo en lugar de una comunicación por correo electrónico y una comunicación por correo certificado de EE. UU. Anteriormente, la notificación del Correo Certificado de EE. UU. marcó el comienzo del período para la presentación de auditorías. Además, los contratistas ahora pueden completar el envío electrónico de materiales de auditoría a través del sistema seguro de intercambio de archivos de la OFCCP, Kiteworks.

Amplitud: OFCCP requiere más documentación

Alcance y amplitud aumentados para los datos de remuneración

También hay cambios importantes en el punto 19 (compensación). El cambio más significativo es el requisito de proporcionar una instantánea adicional de los datos de compensación, que cubra el análisis de la fuerza laboral de la AAP del año anterior. Por lo tanto, el contratista ahora debe proporcionardos añosde datos de remuneración individuales, en lugar de solo uno.

La OFCCP también exige que el contratista incluya “otras compensaciones o ajustes al salario”, dejando en claro que la información sobre la compensación total, no solo la base, es ahora una parte obligatoria de la presentación. La OFCCP ahora también exige la presentación de "datos relevantes sobre los factores utilizados para determinar la compensación de los empleados" y "documentación y políticas relacionadas con las prácticas de compensación del contratista", que anteriormente eran opcionales. Esta solicitud enormemente ampliada es consistente con el enfoque continuo de la OFCCP en las disparidades de compensación.

La agencia también ha agregado una nueva solicitud en el Listado Detallado – Punto 22 – que requiere que el contratista evalúe sus sistemas de compensación como parte de sus “análisis en profundidad del proceso total de empleo”. Los contratistas deberán presentar documentación que demuestre cuándo se completaron los análisis de compensación, la cantidad de empleados que incluyó el análisis, las formas de compensación analizadas, que la compensación se analizó por género, raza y origen étnico, y el método utilizado para el análisis de compensación. .

Alcance: OFCCP amplía su enfoque a instituciones postsecundarias y otros contratistas con un entorno de campus

Un cambio muy significativo es el alcance de las evaluaciones de cumplimiento. La OFCCP añadió el siguiente texto:

Si es una institución postsecundaria o un contratista federal con un entorno similar a un campus que mantiene múltiples AAP, debe enviar la información solicitada en esta carta de programación para todos los AAP desarrollados para campus, escuelas, programas, edificios, departamentos u otras partes. de su institución o empresa ubicada en [ciudad y estado únicamente].

Anteriormente, el alcance de una revisión de cumplimiento se limitaba a un solo establecimiento, como lo exigen las regulaciones federales. Ahora, si cualquiera de varias entidades recibe una carta de programación en un “entorno similar a un campus”, todos los planes de acción afirmativa (AAP) para todo el “campus” (y los documentos requeridos para el listado detallado) serán necesarios para la sumisión.

Por ejemplo, un campus universitario con un hospital ahora deberá presentar AAP y documentos de respaldo tanto para la universidad como para el hospital, siempre que cualquiera de ellos sea seleccionado para una evaluación de cumplimiento. Del mismo modo, un contratista federal con varias operaciones en su “entorno tipo campus” deberá presentar AAP para cada instalación, siempre que cualquiera de ellas sea seleccionada para una revisión. Este alcance más amplio puede dar lugar a un mayor número de personas y, si se identifican disparidades, a un alivio de clase más costoso.

Otro cambio que afectará a las instituciones de educación postsecundaria es el nuevo requisito de que proporcionen tres años de informes IPEDS. El punto 16 siempre ha requerido que los contratistas de suministros y servicios no académicos proporcionen informes EEO-1 durante los últimos tres años, pero las instituciones académicas presentan informes IPEDS en lugar de informes EEO-1, por lo que la revisión aborda esta diferencia.

Otros cambios a la carta de programación

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Los cambios en la carta de programación aumentarán significativamente la carga de la respuesta. Sin embargo, hay algunos pasos que puede seguir ahora para reducir el impacto en su organización si (o cuando) reciba una carta de notificación de auditoría.

Conclusión

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